Nachhaltige Arbeitskleider sorgenfrei beschaffen – aber wie?

Arbeitskleidung muss vor allem bequem und alltagstauglich sein. Komfort und Optik spielen heute bei der Auswahl der richtigen Firmen- und Arbeitskleidung oft eine genauso wichtige Rolle wie Schutz, Sicherheit oder Funktionalität. Für immer mehr Unternehmen ist die Nachhaltigkeit bei der Beschaffung ein zentrales Thema. Warum das sinnvoll ist, worauf Sie dabei als Einkäuferin oder Einkäufer achten sollten und wie Sie mögliche Stolpersteine bei der Beschaffung von nachhaltigen Arbeitskleidern erfolgreich umgehen, will ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Marco Meier
Auszug aus meiner Praxisarbeit des CAS Corporte Responsibility an der ZHAW

Eigentlich liegt es auf der Hand: Unternehmen erneuern ihren Flottenpark mit energiesparenden und emissionsarmen Fahrzeugen. Sie investieren in wasser- und energiesparende Produktions- und Logistikprozesse. Andere produzieren eigenen Solarstrom auf den Dächern ihrer Produktionshallen und achten beim Kauf von Maschinen, Computern oder Verbrauchsmaterialien auf eine ausgezeichnete Öko-Bilanz.

Warum tun sie das? – Weil es sinnvoll ist. Weil man damit tatsächlich langfristig Kosten sparen kann. Weil man damit Verantwortung übernimmt und weil ein solches Engagement für die Kundschaft immer wichtiger ist. Mit Umweltbewusstsein, verantwortungsvollem Umgang mit Ressourcen und fairen Produktionsbedingungen gewinnt man heute immer öfter Sympathien und etabliert ein positives Image.

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Warum sollte man bei der Beschaffung von neuer Arbeitskleidung auf Nachhaltigkeit verzichten?

Ja; Sie haben Recht: Es gibt keinen guten Grund dafür. Natürlich ist es aufwendiger, nach vertrauenswürdigen Lieferanten zu suchen. Doch das ist beim Einkauf von anderen Produkten auch so. –  Natürlich muss man unterscheiden zwischen echtem Engagement und «Greenwashing», bei dem die Maxime lautet: «10 Prozent Conscious, 90 Prozent Werbung». Hier die Spreu vom Weizen zu trennen, ist eine Herausforderung – auch in der Textilbranche. Dass sich der Aufwand jedoch lohnt, sehen Sie weiter unten.

Vorsicht Stolperstein «Greenwashing»!

Als Beispiel in der Modebranche nennt Public Eye etwa H&M oder Zara. Sie entwickeln eigene Kollektionen, die sich «an schwammigen Kriterien orientieren, keinen Existenzlohn garantieren oder sich unabhängigen Kontrollen entziehen». Mehr Marketing als echtes Engagement also.

Doch warum treffen Produzenten solche teilweise irreführenden Massnahmen? Weil Konsumentinnen und Konsumenten vermehrt nachhaltig und fair produzierte Waren kaufen wollen. Einige kleine Labels (wie beispielsweise Rotauf oder Erfolg) setzen daher als Gegenpol konsequent auf Nachhaltigkeit. Sie schaffen teilweise die nötige Transparenz über die gesamte Beschaffungskette und kommunizieren auch über allfällige Defizite oder Lücken. Das ist fair, transparent und weckt Vertrauen.

Und wie ist die Situation in der Corporate Fashion- und Arbeitsbekleidungsbranche?

Auch im B2B-Bereich hat eine Sensibilisierung stattgefunden: Nachhaltig produzierte Bekleidung wird immer mehr nachgefragt. Die öffentliche Hand wie beispielsweise armasuisse oder Grossunternehmen wie die Migros verlangen heute oft Transparenz und Offenlegung der gesamten Beschaffungskette. Mit gutem Grund: Stellen sie sich vor, plötzlich würde publik, dass die neueste Bekleidung der Migros-Angestellten oder Uniformen der Armee von Kindern in der dritten Welt genäht worden sind oder der Stoff aus pestizid-verseuchten Baumwollfeldern stammt. Der Reputationsschaden wäre enorm.

Doch; wie können wir sicher sein, dass unsere Arbeitskleidung fair, umweltverträglich und ressourcensparend produziert werden?

Sie möchten über Ihr konkretes Beschaffungsprojekt reden? Sehr gerne! Vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Gesprächstermin.

Initiative «Nachhaltige Textilien Schweiz»: Engagement mit Zukunft

Wichtige und gute Impulse gab die Initiative «Nachhaltige Textilien Schweiz» an ihrem Zukunftslab 2018. (Mehr Informationen dazu finden Sie in der Linksammlung am Schluss des Artikels.) Rund 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus Wirtschaft, Wissenschaft, NGOs und der öffentlichen Hand haben über das Thema «Nachhaltigkeit innerhalb der gesamten Textilwertschöpfungskette» diskutiert und folgende 6 Zielbilder für eine nachhaltige Schweizer Textilindustrie im Jahr 2035 beschrieben:

  • Zielbild 1: Dank der Zusammenarbeit von Wirtschaft, Wissenschaft, Gesellschaft und öffentlicher Hand und der daraus resultierenden technologischen, gesellschaftlichen und politischen Innovationen nimmt die Schweiz wieder eine Vorreiterrolle in der nationalen und internationalen Textil- und Bekleidungswirtschaft ein.
  • Zielbild 2: Rohstoffe zirkulieren global optimal in Kreisläufen; Primär- und Sekundarrohstoffe in der Schweiz werden nachhaltig bewirtschaftet.
  • Zielbild 3: Transparenz innerhalb der Herstellungsprozesse und stärkere Verknüpfung im Kreislauf haben eine sozialverträgliche, umweltfreundliche und profitable Produktion geschaffen.
  • Zielbild 4: Design ist Ökodesign, und Designer fördern in ihren kreativen Prozessen proaktiv die Gestaltung, Zerlegung und Wiederverwertung von Textil-Materialien.
  • Zielbild 5: Bei der systemischen Betrachtungsweise der Wertschöpfungsketten sind Konsumenten und Grosskunden stark eingebunden und prägen die Entstehung von neuen innovativen Geschäftsmodellen für einen nachhaltigen Konsum.
  • Zielbild 6: Die Wirtschaft, Investoren und der Staat gewährleisten die kontinuierliche Verankerung des sozialen Verantwortungsprinzips innerhalb der Wertschöpfungsketten und tragen so zu einer wettbewerbsfähigen Textil- und Bekleidungswirtschaft bei.

Vielversprechende Ziele und Massnahmen, die sich auszahlen werden. Davon bin ich überzeugt und werde natürlich dranbleiben und die weitere Entwicklung mitverfolgen. Meine Erkenntnisse teile ich gerne mit Ihnen – hier im Blog oder gerne auch im persönlichen Gespräch.

Mehr Transparenz in der Supply Chain ist gefragt

Klar ist: Es braucht mehr Transparenz auf Seiten der Produzenten, damit Einkäuferinnen und Einkäufer wie Sie eine solide Grundlage für gute Entscheidungen bei der Beschaffung haben. Dabei zählen soziale Aspekte bei der Verarbeitung genauso wie der verantwortungsvolle Umgang mit der Natur: und zwar im gesamten Produktlebenszyklus.

(Quelle: https://www.bafu.admin.ch/bafu/de/home/themen/wirtschaft-konsum/fachinformationen/nachhaltige-textilien.html#2027890045)

Workfashion und Albiro zum Beispiel veröffentlichen als Mitglied der «Fair Wear Foundation» regelmässig einen Nachhaltigkeitsbericht. Andere Anbieter machen vereinzelte Aussagen auf ihren Webseiten, ohne jedoch konkrete, überprüfbare Nachweise zu erbringen.

Übersicht verloren vor lauter Labels und Gütesiegel? Am Schluss des Artikels finden Sie einen Link auf die wichtigsten Labels im Textilbereich.

Aufwendiges Monitoring über die gesamte Lieferkette ist nötig

Die Lösung wäre einfach: Anbieter von Berufs- und Arbeitskleidern könnten die erforderlichen Nachweise beispielsweise mit einem «Sustainable Supply Chain Management (SSCM)» erbringen. Da jedoch einzelne Unternehmen in der Beschaffungskette zögern, Daten über ihre Kernprozesse und -produkte offen zu legen, braucht es ein Monitoring. Nur so ist sicherzustellen, dass die ganze Lieferkette tatsächlich nachhaltig ist. Dies ist jedoch mit einem hohen Aufwand verbunden und bedingt enge Partnerschaften über die gesamte Beschaffungskette. Wer die verschiedenen Player im Markt kennt und die Trends im Textilmarkt laufend verfolgt, ist im Vorteil.

Weiter unten stelle ich Ihnen gerne einige vertrauenswürdige Anbieter vor, die ich persönlich kenne und mit denen ich seit Jahren zusammenarbeite.

Mehr Nachhaltigkeit = mehr Qualität

Durch die intensive Auseinandersetzung und eine enge Zusammenarbeit über die gesamte Supply Chain können Kosten eingespart und die Effizienz gesteigert werden. Zudem bin ich überzeugt, dass nachhaltig produzierte Bekleidung auch qualitativ besser ist. Der Mehrpreis für nachhaltige Qualität rechtfertigt sich für die Nutzer durch Vorteile wie:

  • längere Lebensdauer
  • erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • positiver Beitrag zur Ökobilanz
  • Imagestärkung als verantwortungsvolles Unternehmen

Es lohnt sich also auch bei der Beschaffung von Berufstextilien, die richtigen Partner zu suchen. Denn: Wer nichts zu verbergen hat, liefert qualitativ hochwertigere Produkte und Dienstleistungen. Transparenz schafft Vertrauen und führt zu langfristigen, zufriedenen Kundenbeziehungen. Darum bin ich zuversichtlich, dass immer mehr Hersteller die Beschaffungskette ihrer Produkte offenlegen werden. Denn Transparenz wird zunehmend zu einem Erfolgsfaktor – auch in der Schweizer Corporate Fashion Branche.

  • Was ist Ihnen wichtig bei der Beschaffung von Arbeitskleidern? Ich freue mich auf Ihre Meinung, Erfahrungen und Ansichten zu Nachhaltigkeit und Qualität. Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar im Formular unten.
  • Diese praktische Checkliste für die Bedarfsanalyse Firmenbekleidung gibt Ihnen eine gute Grundlage, um Ihr Bekleidungsprojekt erfolgreich zu starten.
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Und hier noch die versprochenen Zusatzinformation:

  • Hier finden Sie einige vertrauensvolle Partner, mit denen ich regelmässig zusammenarbeite.
  • Nachhaltigkeit und Kreislaufwirtschaft war auch Thema an der A+A Düsseldorf im letzten Herbst. Erfahren Sie mehr in meinem Video.

Externe Links: für Sie gesammelt.

Firmenbekleidung erneuern: 7 Punkte für eine erfolgreiche Ausschreibung von Arbeitsbekleidung und Corporate Fashion

Viele Unternehmen kommen mit dem Projekt „neue Arbeitskleider“ an ihre Grenzen. Dies beginnt schon bei der Ausschreibung oder Offertanfragen. Doch es lohnt sich, hier Zeit zu investieren! Sie bestimmen mit, ob Sie gute Angebote für Ihre neue Arbeitsbekleidung erhalten: Je besser die Ausschreibung, desto höher die Qualität der Angebote, die Sie erhalten werden.

Ich zeige Ihnen anhand von 7 Fragen die wichtigsten Faktoren, die es dabei zu beachten gilt. Im Überblick:
1. Der Zeitplan des Projekts: Wann ausschreiben, wieviel Zeit einrechnen?
2. Bedarfsabklärung: Was brauchen Sie genau?
3. Ihre Firma: Wer steckt hinter der Ausschreibung?
4. An wen richtet sich die Ausschreibung?
5. Warum suchen Sie einen neuen Lieferanten?
6. Wieviel? Ein Honorar für gute Angebote
7. Kriterien: Was ist für Sie entscheidend?

Die folgenden Überlegungen sollen Ihnen helfen, dass Sie gute Anbieter finden, mit dem Sie gerne und gut zusammenarbeiten. Kleider sind wichtig, der Partner und Lieferant ebenso.
Wenn Sie die 7 Fragen durchdacht und beantwortet haben, steht einer erfolgreichen Ausschreibung nichts mehr im Wege.

Gewinnen Sie Zeit.

Damit Sie bei der Bedarfsanalyse nichts auslassen, habe ich für Sie eine Guideline erstellt. Diese können Sie hier anfordern.

Möchten Sie Zeit für all Ihre Projekte gewinnen? Schneller ans Ziel kommen? Gerne helfe ich Ihnen und entlaste Sie: Kontaktieren Sie mich.

1. Wann/wie lange? – Der Zeitplan

Die Wahl der Eingabefrist ist entscheidend bei der Planung einer Ausschreibung.

  • Vermeiden Sie Termine in oder kurz nach den Sommer- oder Weihnachtsferien. Solche Termine können dazu führen, dass sich ein Anbieter aus Ressourcengründen gegen eine Teilnahme entscheidet.
  • Ideal sind Abgabetermine im März bis Mai oder Oktober/November.

Berücksichtigen Sie in Ihrem Zeitplan die Zeitfenster in textilen Projekten. Wenn Sie eigene Bekleidung in Ihrem eigenen Design wünschen, rechnen Sie mit ca. folgendem Zeitbedarf:
Design 1-2 Monate
Modell- und Schnittentwicklung 2-4 Monate
Tragetest inkl. Produktion Testkleider 3-5 Monate
Stoffproduktion 3-6 Monate
Konfektion 3-5 Monate
Logistik/Auslieferung 1 Monat
Retouren/Umtausch 1 Monat
Total 1-2 Jahre

Wie Sie erkennen, dauert ein Bekleidungsprojekt (ohne Ausschreibungs-phase!) mindestens ein Jahr, besser rechnen Sie dafür 1.5 Jahre. Die Dauer variiert je nach Umfang und Komplexität des Projekts. Wenn Sie also einen fixen Endtermin haben, z.B. ein Firmenjubiläum, starten Sie frühzeitig. Sie werden froh sein, wenn Sie Zeitreserven haben.

Definieren Sie im Zeitplan feste Termine, vom Versand der Unterlagen bis hin zur Vertragsverhandlung, und kalkulieren Sie zeitliche Puffer ein. Damit fangen Sie ungeplante Verzögerungen ab und können bei auftretenden Schwierigkeiten besser reagieren.

Das Design, die Modell- und Schnittentwicklung können Sie ggf. als Teil der Angebotserstellung einrechnen. Daraus ergibt sich also vom Start der Ausschreibung bis zur Abgabefrist ein Zeitraum von ca. 3-6 Monaten. Geben Sie den Anbietenden genügend Zeit: Die Qualität der Angebote und der Bekleidung wird entsprechend besser sein.

Tipp: Planen Sie für die Beantwortung von Anbieterfragen einen fixen Termin etwa 3-4 Wochen nach Publikation ein. Solange die Möglichkeit besteht, neue Informationen zu erhalten, werden die Anbietenden mit «angezogener Handbremse» arbeiten.

2. Was? – Ihr Bedarf

Nach Erstellung eines realistischen Zeitplans geht es ans Inhaltliche. Zuerst muss der Bedarf genau geklärt werden. Was brauchen Sie genau? Denken Sie dabei nicht nur an die Bekleidung und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Das Marketing, die Logistik, die Personalabteilung und ev. sogar die Buchhaltung haben Anforderungen an den künftigen Lieferanten und die Bekleidung.

Damit Sie bei der Bedarfsanalyse nichts auslassen, habe ich für Sie eine Guideline erstellt. Diese können Sie hier anfordern.

Die Bedarfsanalyse dient Ihnen als Basis für die nächsten Schritte. Sie kann auch die Motivation von Anbietenden steigern, an ihrer Ausschreibung teilzunehmen: Je besser und durchgängiger die Ausschreibung aufgebaut ist, desto besser können die Lieferanten ihr Angebot erstellen. Und desto eher erkennen sie auch, dass auch wirklich eine neue Geschäftsbeziehung entstehen könnte.

Legen Sie daher die Ziele Ihrer Ausschreibung offen dar – was genau soll Ihnen angeboten werden und was wollen Sie erreichen? Beschreiben Sie im Pflichtenheft so präzise wie möglich, was Sie von den Lieferanten erwarten und welchen Anforderungen diese gerecht werden müssen.

Ziehen Sie für die Spezifikationserstellung einen Experten hinzu. Nennen Sie exakte und nicht herstellerbezogene Spezifikationen der Bekleidungsteile. Damit ermöglichen Sie es den Lieferanten, ein qualifiziertes und attraktives Angebot zu erstellen, und werden sich selber noch klarer, was Sie genau suchen.

3. Von wem? – Ihre Firma

Nicht zuletzt spielt auch das Vorstellen Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle. Insbesondere dann, wenn Ihre Organisation keinen allgemeinen Bekanntheitsgrad besitzt. Zitieren Sie aus Ihrem Leitbild, der Vision und Mission. Welche Strategie verfolgen Sie? Welche Werte sind Ihnen wichtig? Was erwarten und bieten Sie in einer Zusammenarbeit?

Der mögliche Lieferant soll erkennen, ob die beiden Organisationen zusammenpassen und daraus eine erfolgreiche Partnerschaft entstehen kann. Daran sind auch Sie interessiert.

4. An wen? – Die Anbietenden

Analysieren im Vorfeld der Ausschreibung mögliche Anbieter. Dies ist umso wichtiger im selektiven und freihändigen Verfahren. Wen Sie für Ihre Ausschreibung berücksichtigen, spielt für den Erfolg eine entscheidende Rolle.

Mein Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferantenliste lieber zwei bis drei Anbieter zu viel als zu wenig, um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten. Ebenso macht es Sinn, mögliche Materiallieferanten zu kennen. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung der Spezifikationen und ggf. bei der Definition der Nachhaltigkeitsanforderungen.

5. Wozu? – Ihre Absicht

Geben Sie den Anbietern Informationen über den Grund der Ausschreibung. Warum suchen Sie einen (neuen) Lieferanten für Bekleidung?

Falls Sie damit in erster Linie Ihren bestehenden Anbieter unter Druck setzen wollen, obwohl Sie mit den Produkten eigentlich zufrieden sind, gibt es geeignetere Mittel als eine Ausschreibung. Der Aufwand für solche Druckmittel ist für Sie und die Anbietenden viel zu gross.

Sind Sie hingegen mit Ihrer Ist-Situation wirklich unzufrieden, können Sie ruhig durchschimmern lassen, dass Sie echtes Interesse an einer neuen, längerfristigen Zusammenarbeit haben.

Formulieren Sie die Ausschreibung so, dass sie zu Ihrer Situation und auch zu Ihrer Marktmacht passt.

6. Wie viel? – Die Entschädigung

Das Ausarbeiten eines Angebotes inkl. Muster und Prototypen ist sehr aufwändig. Je nach Umfang und Anzahl Bekleidungsteile können für die Projekteingabe Kosten von mehreren 10’000.- entstehen. Anbieter überlegen sich genau, wieviel Ressourcen in eine Ausschreibung investiert werden.

Durch Anreizsysteme kann die Qualität der Angebote gesteigert werden. Mein Tipp: Belohnen Sie qualitativ gute Angebote mit einer angemessenen finanziellen Entschädigung. Beispiel: Der zweit- und drittplatzierte Anbieter wird mit je CHF 5’000.- für seine Bemühungen honoriert.

7. Welche Kriterien? – Ihre Bewertung

Definieren Sie im Vorhinein eindeutige Bewertungskriterien für Ihre Ausschreibung. Es empfiehlt sich, die Auswertung über ein Auswertungstool (z.B. Microsoft Excel) durchzuführen – nicht nur bei einer großen Anzahl von Ausschreibungsteilnehmern.

Mein Tipp: Definieren Sie eine klare Angebotsstruktur. Die Auswertung der verschiedenen Angebote fällt Ihnen damit viel einfacher.
Erarbeiten Sie Formulare, wie z.B. eine Selbstdeklaration, mit welchen Sie Informationen zum Anbietenden abfragen: Umsatzzahlen, Mitarbeiter pro Abteilung, Referenzen, Zertifikate, Single Point of Contact, usw.

Die Preise der einzelnen Angebote sollte ebenfalls für jeden Anbieter gleich mit einem Formular abgefragt werden, z.B. Ersteinkleidung plus 4 Jahre Ersatzbeschaffungen. Wichtig ist, dass Sie bei der Auswertung der Ausschreibung die einzelnen Anbieter präzise miteinander vergleichen können.

Trennen Sie die preisliche Komponente von den anderen Kriterien. Definieren Sie daneben anbieterbezogene Muss-Kriterien und geeignete angebotsbezogene Zuschlagskriterien. Und, falls Sie an innovativen Lösungen interessiert sind: Belohnen Sie Mehrleistung.

Abschluss der Ausschreibung

Am Ende des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, allen Teilnehmern eine qualifizierte Rückmeldung zu geben. Besonders Absagen sollten nachvollziehbar sein. So vermeiden Sie die Gefahr, dass Anbieter um zukünftige Ausschreibungen von Ihnen einen Bogen machen oder sogar Rechtsmittel ergreifen.

Ich wünsche Ihnen viele attraktive Angebote! Nutzen Sie die Chance, fortschrittliche Bekleidungslösungen zu beschaffen.

Jetzt mit Ihrem Bekleidungsprojekt starten!

Sie wollen jetzt Ihre Bekleidung erneuern und wissen aber nicht, wie Sie dies im Detail richtig aufgleisen?

Die Guideline hilft Ihnen bei der Bedarfsanalyse. Damit gehen Sie Ihr Vorhaben zielgerichtet an. Fordern Sie diese heute noch an: Jetzt gleich.

Ich begleite Sie gerne auch individuell mit meiner jahrelangen Erfahrung in grossen wie kleineren Bekleidungs-Projekten. Mit meinem textilen Wissen, Offenheit, neutral und unbefangen unterstütze ich Sie, damit Ihre Corporate Fashion oder Arbeitsbekleidung in ganz neuem Licht erscheint. Ich berate Sie in allen Prozessen, und zwar genau so, wie es für Sie sinnvoll und nötig ist.

Setzen Sie von Beginn an Ihre Ressourcen effizient ein: Kontaktieren Sie mich, damit dies gelingt und das Bekleidungsprojekt Freude und Entlastung bringt. Vereinbaren Sie einen Termin mit mir. Gespräch vereinbaren
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