Firmenbekleidung erneuern: 7 Punkte für eine erfolgreiche Ausschreibung von Arbeitsbekleidung und Corporate Fashion

Viele Unternehmen kommen mit dem Projekt „Bekleidung“ an ihre Grenzen. Dies beginnt schon bei der Ausschreibung. Doch es lohnt sich, hier Zeit zu investieren! Sie bestimmen mit, ob Sie gute Angebote für Ihre neue Firmenbekleidung erhalten: Je besser die Ausschreibung, desto höher die Qualität der Angebote, die Sie erhalten werden.

Ich zeige Ihnen anhand von 7 Fragen die wichtigsten Faktoren, die es dabei zu beachten gilt. Im Überblick:
1. Der Zeitplan des Projekts: Wann ausschreiben, wieviel Zeit einrechnen?
2. Bedarfsabklärung: Was brauchen Sie genau?
3. Ihre Firma: Wer steckt hinter der Ausschreibung?
4. An wen richtet sich die Ausschreibung?
5. Warum suchen Sie einen neuen Lieferanten?
6. Wieviel? Ein Honorar für gute Angebote
7. Kriterien: Was ist für Sie entscheidend?

Die folgenden Überlegungen sollen Ihnen helfen, nach einem Anbieter zu suchen, mit dem Sie gerne und gut zusammenarbeiten. Wenn Sie die 7 Fragen durchdacht und beantwortet haben, steht einer erfolgreichen Ausschreibung nichts mehr im Wege.

1. Wann/wie lange? – Der Zeitplan

Die Wahl der Eingabefrist ist entscheidend bei der Planung einer Ausschreibung.

  • Vermeiden Sie Termine in oder kurz nach den Sommer- oder Weihnachtsferien. Solche Termine können dazu führen, dass sich ein Anbieter aus Ressourcengründen gegen eine Teilnahme entscheidet.
  • Ideal sind Abgabetermine im März bis Mai oder Oktober/November.

Berücksichtigen Sie in Ihrem Zeitplan die Zeitfenster in textilen Projekten. Wenn Sie eigene Bekleidung in Ihrem eigenen Design wünschen, rechnen Sie mit ca. folgendem Zeitbedarf:
Design 1-2 Monate
Modell- und Schnittentwicklung 2-4 Monate
Tragetest inkl. Produktion Testkleider 3-5 Monate
Stoffproduktion 3-6 Monate
Konfektion 3-5 Monate
Logistik/Auslieferung 1 Monat
Retouren/Umtausch 1 Monat
Total 1-2 Jahre

Wie Sie erkennen, dauert ein Bekleidungsprojekt (ohne Ausschreibungs-phase!) mindestens ein Jahr, besser rechnen Sie dafür 1.5 Jahre. Die Dauer variiert je nach Umfang und Komplexität des Projekts. Wenn Sie also einen fixen Endtermin haben, z.B. ein Firmenjubiläum, starten Sie frühzeitig. Sie werden froh sein, wenn Sie Zeitreserven haben.

Definieren Sie im Zeitplan feste Termine, vom Versand der Unterlagen bis hin zur Vertragsverhandlung, und kalkulieren Sie zeitliche Puffer ein. Damit fangen Sie ungeplante Verzögerungen ab und können bei auftretenden Schwierigkeiten besser reagieren.

Das Design, die Modell- und Schnittentwicklung können Sie ggf. als Teil der Angebotserstellung einrechnen. Daraus ergibt sich also vom Start der Ausschreibung bis zur Abgabefrist ein Zeitraum von ca. 3-6 Monaten. Geben Sie den Anbietenden genügend Zeit: Die Qualität der Angebote und der Bekleidung wird entsprechend besser sein.

Tipp: Planen Sie für die Beantwortung von Anbieterfragen einen fixen Termin etwa 3-4 Wochen nach Publikation ein. Solange die Möglichkeit besteht, neue Informationen zu erhalten, werden die Anbietenden mit «angezogener Handbremse» arbeiten.

2. Was? – Ihr Bedarf

Nach Erstellung eines realistischen Zeitplans geht es ans Inhaltliche. Zuerst muss der Bedarf genau geklärt werden. Was brauchen Sie genau? Denken Sie dabei nicht nur an die Bekleidung und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Das Marketing, die Logistik, die Personalabteilung und ev. sogar die Buchhaltung haben Anforderungen an den künftigen Lieferanten und die Bekleidung.

Damit Sie bei der Bedarfsanalyse nichts auslassen, habe ich für Sie eine Guideline erstellt. Diese können Sie hier anfordern.

Die Bedarfsanalyse dient Ihnen als Basis für die nächsten Schritte. Sie kann auch die Motivation von Anbietenden steigern, an ihrer Ausschreibung teilzunehmen: Je besser und durchgängiger die Ausschreibung aufgebaut ist, desto besser können die Lieferanten ihr Angebot erstellen. Und desto eher erkennen sie auch, dass auch wirklich eine neue Geschäftsbeziehung entstehen könnte.

Legen Sie daher die Ziele Ihrer Ausschreibung offen dar – was genau soll Ihnen angeboten werden und was wollen Sie erreichen? Beschreiben Sie im Pflichtenheft so präzise wie möglich, was Sie von den Lieferanten erwarten und welchen Anforderungen diese gerecht werden müssen.

Ziehen Sie für die Spezifikationserstellung einen Experten hinzu. Nennen Sie exakte und nicht herstellerbezogene Spezifikationen der Bekleidungsteile. Damit ermöglichen Sie es den Lieferanten, ein qualifiziertes und attraktives Angebot zu erstellen, und werden sich selber noch klarer, was Sie genau suchen.

3. Von wem? – Ihre Firma

Nicht zuletzt spielt auch das Vorstellen Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle. Insbesondere dann, wenn Ihre Organisation keinen allgemeinen Bekanntheitsgrad besitzt. Zitieren Sie aus Ihrem Leitbild, der Vision und Mission. Welche Strategie verfolgen Sie? Welche Werte sind Ihnen wichtig? Was erwarten und bieten Sie in einer Zusammenarbeit?

Der mögliche Lieferant soll erkennen, ob die beiden Organisationen zusammenpassen und daraus eine erfolgreiche Partnerschaft entstehen kann. Daran sind auch Sie interessiert.

4. An wen? – Die Anbietenden

Analysieren im Vorfeld der Ausschreibung mögliche Anbieter. Dies ist umso wichtiger im selektiven und freihändigen Verfahren. Wen Sie für Ihre Ausschreibung berücksichtigen, spielt für den Erfolg eine entscheidende Rolle.

Mein Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferantenliste lieber zwei bis drei Anbieter zu viel als zu wenig, um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten. Ebenso macht es Sinn, mögliche Materiallieferanten zu kennen. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung der Spezifikationen und ggf. bei der Definition der Nachhaltigkeitsanforderungen.

5. Wozu? – Ihre Absicht

Geben Sie den Anbietern Informationen über den Grund der Ausschreibung. Warum suchen Sie einen (neuen) Lieferanten für Bekleidung?

Falls Sie damit in erster Linie Ihren bestehenden Anbieter unter Druck setzen wollen, obwohl Sie mit den Produkten eigentlich zufrieden sind, gibt es geeignetere Mittel als eine Ausschreibung. Der Aufwand für solche Druckmittel ist für Sie und die Anbietenden viel zu gross.

Sind Sie hingegen mit Ihrer Ist-Situation wirklich unzufrieden, können Sie ruhig durchschimmern lassen, dass Sie echtes Interesse an einer neuen, längerfristigen Zusammenarbeit haben.

Formulieren Sie die Ausschreibung so, dass sie zu Ihrer Situation und auch zu Ihrer Marktmacht passt.

6. Wie viel? – Die Entschädigung

Das Ausarbeiten eines Angebotes inkl. Muster und Prototypen ist sehr aufwändig. Je nach Umfang und Anzahl Bekleidungsteile können für die Projekteingabe Kosten von mehreren 10’000.- entstehen. Anbieter überlegen sich genau, wieviel Ressourcen in eine Ausschreibung investiert werden.

Durch Anreizsysteme kann die Qualität der Angebote gesteigert werden. Mein Tipp: Belohnen Sie qualitativ gute Angebote mit einer angemessenen finanziellen Entschädigung. Beispiel: Der zweit- und drittplatzierte Anbieter wird mit je CHF 5’000.- für seine Bemühungen honoriert.

7. Welche Kriterien? – Ihre Bewertung

Definieren Sie im Vorhinein eindeutige Bewertungskriterien für Ihre Ausschreibung. Es empfiehlt sich, die Auswertung über ein Auswertungstool (z.B. Microsoft Excel) durchzuführen – nicht nur bei einer großen Anzahl von Ausschreibungsteilnehmern.

Mein Tipp: Definieren Sie eine klare Angebotsstruktur. Die Auswertung der verschiedenen Angebote fällt Ihnen damit viel einfacher.
Erarbeiten Sie Formulare, wie z.B. eine Selbstdeklaration, mit welchen Sie Informationen zum Anbietenden abfragen: Umsatzzahlen, Mitarbeiter pro Abteilung, Referenzen, Zertifikate, Single Point of Contact, usw.

Die Preise der einzelnen Angebote sollte ebenfalls für jeden Anbieter gleich mit einem Formular abgefragt werden, z.B. Ersteinkleidung plus 4 Jahre Ersatzbeschaffungen. Wichtig ist, dass Sie bei der Auswertung der Ausschreibung die einzelnen Anbieter präzise miteinander vergleichen können.

Trennen Sie die preisliche Komponente von den anderen Kriterien. Definieren Sie daneben anbieterbezogene Muss-Kriterien und geeignete angebotsbezogene Zuschlagskriterien. Und, falls Sie an innovativen Lösungen interessiert sind: Belohnen Sie Mehrleistung.

Abschluss der Ausschreibung

Am Ende des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, allen Teilnehmern eine qualifizierte Rückmeldung zu geben. Besonders Absagen sollten nachvollziehbar sein. So vermeiden Sie die Gefahr, dass Anbieter um zukünftige Ausschreibungen von Ihnen einen Bogen machen oder sogar Rechtsmittel ergreifen.

Ich wünsche Ihnen viele attraktive Angebote! Nutzen Sie die Chance, fortschrittliche Bekleidungslösungen zu beschaffen.

Jetzt mit Ihrem Bekleidungsprojekt starten!

Sie wollen jetzt Ihre Bekleidung erneuern und wissen aber nicht, wie Sie dies im Detail richtig aufgleisen?

Die Guideline hilft Ihnen bei der Bedarfsanalyse. Damit gehen Sie Ihr Vorhaben zielgerichtet an. Fordern Sie diese heute noch an: Jetzt gleich.

Ich begleite Sie gerne auch individuell mit meiner jahrelangen Erfahrung in grossen wie kleineren Bekleidungs-Projekten. Mit meinem textilen Wissen, Offenheit, neutral und unbefangen unterstütze ich Sie, damit Ihre Corporate Fashion oder Arbeitsbekleidung in ganz neuem Licht erscheint. Ich berate Sie in allen Prozessen, und zwar genau so, wie es für Sie sinnvoll und nötig ist.

Setzen Sie von Beginn an Ihre Ressourcen effizient ein: Kontaktieren Sie mich, damit dies gelingt und das Bekleidungsprojekt Freude und Entlastung bringt. Vereinbaren Sie einen Termin mit mir. Gespräch vereinbaren
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