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Firmenbekleidung erneuern: 7 Punkte für eine erfolgreiche Ausschreibung von Arbeitsbekleidung und Corporate Fashion

Viele Unternehmen kommen mit dem Projekt „Bekleidung“ an ihre Grenzen. Dies beginnt schon bei der Ausschreibung. Doch es lohnt sich, hier Zeit zu investieren! Sie bestimmen mit, ob Sie gute Angebote für Ihre neue Firmenbekleidung erhalten: Je besser die Ausschreibung, desto höher die Qualität der Angebote, die Sie erhalten werden.

Ich zeige Ihnen anhand von 7 Fragen die wichtigsten Faktoren, die es dabei zu beachten gilt. Im Überblick:
1. Der Zeitplan des Projekts: Wann ausschreiben, wieviel Zeit einrechnen?
2. Bedarfsabklärung: Was brauchen Sie genau?
3. Ihre Firma: Wer steckt hinter der Ausschreibung?
4. An wen richtet sich die Ausschreibung?
5. Warum suchen Sie einen neuen Lieferanten?
6. Wieviel? Ein Honorar für gute Angebote
7. Kriterien: Was ist für Sie entscheidend?

Die folgenden Überlegungen sollen Ihnen helfen, nach einem Anbieter zu suchen, mit dem Sie gerne und gut zusammenarbeiten. Wenn Sie die 7 Fragen durchdacht und beantwortet haben, steht einer erfolgreichen Ausschreibung nichts mehr im Wege.

1. Wann/wie lange? – Der Zeitplan

Die Wahl der Eingabefrist ist entscheidend bei der Planung einer Ausschreibung.

  • Vermeiden Sie Termine in oder kurz nach den Sommer- oder Weihnachtsferien. Solche Termine können dazu führen, dass sich ein Anbieter aus Ressourcengründen gegen eine Teilnahme entscheidet.
  • Ideal sind Abgabetermine im März bis Mai oder Oktober/November.

Berücksichtigen Sie in Ihrem Zeitplan die Zeitfenster in textilen Projekten. Wenn Sie eigene Bekleidung in Ihrem eigenen Design wünschen, rechnen Sie mit ca. folgendem Zeitbedarf:
Design 1-2 Monate
Modell- und Schnittentwicklung 2-4 Monate
Tragetest inkl. Produktion Testkleider 3-5 Monate
Stoffproduktion 3-6 Monate
Konfektion 3-5 Monate
Logistik/Auslieferung 1 Monat
Retouren/Umtausch 1 Monat
Total 1-2 Jahre

Wie Sie erkennen, dauert ein Bekleidungsprojekt (ohne Ausschreibungs-phase!) mindestens ein Jahr, besser rechnen Sie dafür 1.5 Jahre. Die Dauer variiert je nach Umfang und Komplexität des Projekts. Wenn Sie also einen fixen Endtermin haben, z.B. ein Firmenjubiläum, starten Sie frühzeitig. Sie werden froh sein, wenn Sie Zeitreserven haben.

Definieren Sie im Zeitplan feste Termine, vom Versand der Unterlagen bis hin zur Vertragsverhandlung, und kalkulieren Sie zeitliche Puffer ein. Damit fangen Sie ungeplante Verzögerungen ab und können bei auftretenden Schwierigkeiten besser reagieren.

Das Design, die Modell- und Schnittentwicklung können Sie ggf. als Teil der Angebotserstellung einrechnen. Daraus ergibt sich also vom Start der Ausschreibung bis zur Abgabefrist ein Zeitraum von ca. 3-6 Monaten. Geben Sie den Anbietenden genügend Zeit: Die Qualität der Angebote und der Bekleidung wird entsprechend besser sein.

Tipp: Planen Sie für die Beantwortung von Anbieterfragen einen fixen Termin etwa 3-4 Wochen nach Publikation ein. Solange die Möglichkeit besteht, neue Informationen zu erhalten, werden die Anbietenden mit «angezogener Handbremse» arbeiten.

2. Was? – Ihr Bedarf

Nach Erstellung eines realistischen Zeitplans geht es ans Inhaltliche. Zuerst muss der Bedarf genau geklärt werden. Was brauchen Sie genau? Denken Sie dabei nicht nur an die Bekleidung und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Das Marketing, die Logistik, die Personalabteilung und ev. sogar die Buchhaltung haben Anforderungen an den künftigen Lieferanten und die Bekleidung.

Damit Sie bei der Bedarfsanalyse nichts auslassen, habe ich für Sie eine Guideline erstellt. Diese können Sie hier anfordern.

Die Bedarfsanalyse dient Ihnen als Basis für die nächsten Schritte. Sie kann auch die Motivation von Anbietenden steigern, an ihrer Ausschreibung teilzunehmen: Je besser und durchgängiger die Ausschreibung aufgebaut ist, desto besser können die Lieferanten ihr Angebot erstellen. Und desto eher erkennen sie auch, dass auch wirklich eine neue Geschäftsbeziehung entstehen könnte.

Legen Sie daher die Ziele Ihrer Ausschreibung offen dar – was genau soll Ihnen angeboten werden und was wollen Sie erreichen? Beschreiben Sie im Pflichtenheft so präzise wie möglich, was Sie von den Lieferanten erwarten und welchen Anforderungen diese gerecht werden müssen.

Ziehen Sie für die Spezifikationserstellung einen Experten hinzu. Nennen Sie exakte und nicht herstellerbezogene Spezifikationen der Bekleidungsteile. Damit ermöglichen Sie es den Lieferanten, ein qualifiziertes und attraktives Angebot zu erstellen, und werden sich selber noch klarer, was Sie genau suchen.

3. Von wem? – Ihre Firma

Nicht zuletzt spielt auch das Vorstellen Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle. Insbesondere dann, wenn Ihre Organisation keinen allgemeinen Bekanntheitsgrad besitzt. Zitieren Sie aus Ihrem Leitbild, der Vision und Mission. Welche Strategie verfolgen Sie? Welche Werte sind Ihnen wichtig? Was erwarten und bieten Sie in einer Zusammenarbeit?

Der mögliche Lieferant soll erkennen, ob die beiden Organisationen zusammenpassen und daraus eine erfolgreiche Partnerschaft entstehen kann. Daran sind auch Sie interessiert.

4. An wen? – Die Anbietenden

Analysieren im Vorfeld der Ausschreibung mögliche Anbieter. Dies ist umso wichtiger im selektiven und freihändigen Verfahren. Wen Sie für Ihre Ausschreibung berücksichtigen, spielt für den Erfolg eine entscheidende Rolle.

Mein Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferantenliste lieber zwei bis drei Anbieter zu viel als zu wenig, um ein möglichst umfassendes Bild zu erhalten. Ebenso macht es Sinn, mögliche Materiallieferanten zu kennen. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung der Spezifikationen und ggf. bei der Definition der Nachhaltigkeitsanforderungen.

5. Wozu? – Ihre Absicht

Geben Sie den Anbietern Informationen über den Grund der Ausschreibung. Warum suchen Sie einen (neuen) Lieferanten für Bekleidung?

Falls Sie damit in erster Linie Ihren bestehenden Anbieter unter Druck setzen wollen, obwohl Sie mit den Produkten eigentlich zufrieden sind, gibt es geeignetere Mittel als eine Ausschreibung. Der Aufwand für solche Druckmittel ist für Sie und die Anbietenden viel zu gross.

Sind Sie hingegen mit Ihrer Ist-Situation wirklich unzufrieden, können Sie ruhig durchschimmern lassen, dass Sie echtes Interesse an einer neuen, längerfristigen Zusammenarbeit haben.

Formulieren Sie die Ausschreibung so, dass sie zu Ihrer Situation und auch zu Ihrer Marktmacht passt.

6. Wie viel? – Die Entschädigung

Das Ausarbeiten eines Angebotes inkl. Muster und Prototypen ist sehr aufwändig. Je nach Umfang und Anzahl Bekleidungsteile können für die Projekteingabe Kosten von mehreren 10’000.- entstehen. Anbieter überlegen sich genau, wieviel Ressourcen in eine Ausschreibung investiert werden.

Durch Anreizsysteme kann die Qualität der Angebote gesteigert werden. Mein Tipp: Belohnen Sie qualitativ gute Angebote mit einer angemessenen finanziellen Entschädigung. Beispiel: Der zweit- und drittplatzierte Anbieter wird mit je CHF 5’000.- für seine Bemühungen honoriert.

7. Welche Kriterien? – Ihre Bewertung

Definieren Sie im Vorhinein eindeutige Bewertungskriterien für Ihre Ausschreibung. Es empfiehlt sich, die Auswertung über ein Auswertungstool (z.B. Microsoft Excel) durchzuführen – nicht nur bei einer großen Anzahl von Ausschreibungsteilnehmern.

Mein Tipp: Definieren Sie eine klare Angebotsstruktur. Die Auswertung der verschiedenen Angebote fällt Ihnen damit viel einfacher.
Erarbeiten Sie Formulare, wie z.B. eine Selbstdeklaration, mit welchen Sie Informationen zum Anbietenden abfragen: Umsatzzahlen, Mitarbeiter pro Abteilung, Referenzen, Zertifikate, Single Point of Contact, usw.

Die Preise der einzelnen Angebote sollte ebenfalls für jeden Anbieter gleich mit einem Formular abgefragt werden, z.B. Ersteinkleidung plus 4 Jahre Ersatzbeschaffungen. Wichtig ist, dass Sie bei der Auswertung der Ausschreibung die einzelnen Anbieter präzise miteinander vergleichen können.

Trennen Sie die preisliche Komponente von den anderen Kriterien. Definieren Sie daneben anbieterbezogene Muss-Kriterien und geeignete angebotsbezogene Zuschlagskriterien. Und, falls Sie an innovativen Lösungen interessiert sind: Belohnen Sie Mehrleistung.

Abschluss der Ausschreibung

Am Ende des Ausschreibungsprozesses ist es wichtig, allen Teilnehmern eine qualifizierte Rückmeldung zu geben. Besonders Absagen sollten nachvollziehbar sein. So vermeiden Sie die Gefahr, dass Anbieter um zukünftige Ausschreibungen von Ihnen einen Bogen machen oder sogar Rechtsmittel ergreifen.

Ich wünsche Ihnen viele attraktive Angebote! Nutzen Sie die Chance, fortschrittliche Bekleidungslösungen zu beschaffen.

Jetzt mit Ihrem Bekleidungsprojekt starten!

Sie wollen jetzt Ihre Bekleidung erneuern und wissen aber nicht, wie Sie dies im Detail richtig aufgleisen?

Die Guideline hilft Ihnen bei der Bedarfsanalyse. Damit gehen Sie Ihr Vorhaben zielgerichtet an. Fordern Sie diese heute noch an: Jetzt gleich.

Ich begleite Sie gerne auch individuell mit meiner jahrelangen Erfahrung in grossen wie kleineren Bekleidungs-Projekten. Mit meinem textilen Wissen, Offenheit, neutral und unbefangen unterstütze ich Sie, damit Ihre Corporate Fashion oder Arbeitsbekleidung in ganz neuem Licht erscheint. Ich berate Sie in allen Prozessen, und zwar genau so, wie es für Sie sinnvoll und nötig ist.

Setzen Sie von Beginn an Ihre Ressourcen effizient ein: Kontaktieren Sie mich, damit dies gelingt und das Bekleidungsprojekt Freude und Entlastung bringt. Vereinbaren Sie einen Termin mit mir. Gespräch vereinbaren
Ich rufe Sie an.


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32. Tagung des Forums Nachhaltige Entwicklung

Die Agenda 2030 definiert 17 Ziele (Sustainable Development Goals, SDG) für eine nachhaltige Entwicklung. Das diesjährigen Forum war dem SDG 12 gewidmet: Für nachhaltigen Konsum- und Produktionsmuster sorgen

Sustainable Development Goals, SDG

Gute Gespräche, spannende Inhalte mit einem exklusiven Abschluss mit Rob Hopkins: Tagungsinhalte

Zuschlagskriterien definieren – die entscheidende Aufgabe?

Eine der wichtigsten Elemente einer Ausschreibung sind die Zuschlagskriterien. Diese Kriterien zu definieren und mit einer Gewichtung zu versehen ist entscheidend für die Evaluation Ihres künftigen Lieferanten. Das Gesetz macht keine konkreten Vorgaben. Mit etwas Kreativität und Mut sind diese Zuschlagskriterien aber eine wichtige Information an Ihre Lieferanten.

Das neue Beschaffungsgesetz ab 1.1.2021

Mit der Totalrevision des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) schafft der Bund neue Grundlagen, welche so auch in den Kantonen Anwendung finden sollte. (Siehe auch https://www.bkb.admin.ch/bkb/de/home/oeffentliches-beschaffungswesen/revision-des-beschaffungsrechts.html)

Einfacher wird es aber nicht. Eher im Gegenteil. Neu soll explizit ein „Wettbewerb der Qualität“ und nicht nur mehr ein „Wettbewerb des Preises“ angestrebt werden.

Kriterien für Zuschlag definieren

Damit Sie die Kriterien für Ihre Ausschreibung sinnvoll definieren ist es wichtig, die Grundsätze und Werte der eigenen Organisation zu kennen. Legen Sie Wert auf „Fairness und Wertschätzung“ dann sind Ihnen wahrscheinlich auch existenzsichernde Löhne und gute Arbeitsbedingungen wichtig. Gerade in der Textilbranche sind soziale Kriterien wichtig.

Wenn Sie selber in einer eher umweltbelastenden Branche zuhause sind, können ökologische Aspekte für Sie wichtiger sein? Definieren Sie dann z.B. Mindestanforderungen (z.B. Standard 100 von Oekotex) und belohnen Sie Mehrleistungen, indem Sie z.B. ein Bluesign-Zertifikat mit zusätzlichen Punkten bewerten.

Gewichten Sie die Kriterien so, dass es für Sie stimmig ist. Sind Sie sich auch bewusst, dass die Gewichtung viel über Ihre gewünschten Angebote aussagt. Beachten Sie auch, dass Gewichtungen unter 10% nur einen kleinen Einfluss haben. Wichtiges sollte nie unter 20% gewichtet werden.

In Eignungskriterien integrieren

Vielleicht macht es aber auch Sinn, dass gewisse Kriterien zu Eignungskriterien werden. Dies umso mehr, wenn es für Sie ein must-have ist und die anbietende Firma selber betrifft. 8-ung: Vielleicht gibt es aber keinen Anbieter, welcher die Eignung erfüllt oder aber Sie schränken die Zahl der Anbieter so fest ein, dass ein Wettbewerb gar nicht stattfinden kann. Dies kann schlimmstenfalls zu Einsprachen gegen die Ausschreibung oder keinen Angeboten führen.

Grundlagen schaffen

Damit Sie die Zuschlagskriterien gut definieren können, ist eine umfassende Bedarfsanalyse unumgänglich. Hier finden Sie einen Leitfaden dazu: Download Leitfaden

A+A 2019 – Neues aus der Welt der Textilien

Am 6. und 7. November durfte ich an der A+A ind Düsseldorf viele neue Inputs, Materialien und Bekleidung entdecken. Nachhaltige Aspekte und die Ansätze der Kreislaufwirtschaft sind das grosse Thema.

Gerne teile ich mit Ihnen meine Eindrücke:

Hier die Links zu den Unternehmen:
Mascot International AG
oneasme gmbh
Hakro GmbH
Getzner Textil AG
Carrington Textiles Ldt.
Utexbel
Havep

Die Initiavtiven:
wear2wear
MaxTex

… und zu den Büchern:
Cradle To Cradle – Einfach intelligent produzieren
Intelligente Verschwendung – Auf dem Weg in eine neue Überflussgesellschaft

Mascot Accelerate HiVis (Prototypen)
Mascot Accelerate HiVis (Prototypen)

Möchten Sie Ihre Arbeitsbekleidung oder Corporate Fashion erneuern? Haben Sie Unklarheiten zum Vorgehen und den wie Sie dieses Projekt angehen sollen? Sprechen Sie mit mir: Gespräch vereinbaren

Oder schreiben Sie mir einfach: meier@textilagentur-meier.ch

Meine anderen Beiträge finden Sie hier: Blog

Wer kann Ihnen Ihre Arbeitskleider oder Corporate Fashion liefern?

Das ist hauptsächlich von Ihren Bedürfnissen abhängig. Wer nur ein T-Shirt beschaffen will hat eine riesige Auswahl an Veredlern (Druckereien oder Stickereien), welche in vielen Ortschaften zu finden sind.

Wer aber firmeneigene Bekleidung, Änderungsservice, Bestellungen nach Bedarf, ein breites Sortiment, Dienstleistungen usw. benötigt, setzt am besten auf einen grösseren Anbieter, welcher Kleider selber produziert und meist auch Handelsprodukte anbieten.

Was immer bleibt, ist die eigene intensive Auseinandersetzung mit den eigenen Bedürfnissen und Wünschen. Dafür ist eine umfassende Bedarfsanalyse nötig. Sprechen Sie mit mir, damit Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können: Gespräch vereinbaren

Die folgende Auflistung ist weder abschliessend noch betreffend Nachhaltigkeitsanstrengungen komplett. Die Welt verändert sich stetig und die Firmen entwickeln sich weiter.

Die workfashion ag ist ein inhabergeführter Anbieter von Arbeitskleidung und Corporate Fashion. In den vergangenen Monaten wurde die Entwicklungsabteilung verstärkt. Qualität als auch Nachhaltigkeit ist für workfashion sehr wichtig. workfashion lässt hauptsächlich in Mazedonien bei Partnerunternehmen konfektionieren.
Marken: workfashion, Lutthers
Mitglied der Fair Wear Foundation („Leader“ Status) und amfori (BSCI)
Arbeitsbekleidung für alle Branchen, Schwerpunkt Corporate Fashion, HiVis- und PSA-Bekleidung und Gesundheitswesen
www.workfashion.com

Die Hüsler Berufskleider AG ist ein sympathisches Familienunternehmen aus der Ostschweiz. Gleich wie die workfashion bietet Ihnen Hüsler vom Design bis zum fertigen Bekleidungsteil inkl. verschiedener Dienstleistungen ein komplettes Angebot.
Die eigene Produktion in der Slowakei mit FairTrade Zertifikat gibt eine gewisse Flexibilität in der Produktionsplanung.
Arbeitsbekleidung für alle Branchen, Schwerpunkt Corporate Fashion, HiVis-Bekleidung, Rettungsdienst und Gesundheitswesen
www.huesler-ag.ch

Die Albiro AG ist ein familiengeführtes Unternehmen für Arbeits-, Sicherheits- und Schutzbekleidung. Die Arbeitsbekleidung wird in vier eigenen oder exklusiven Produktionswerken in Europa produziert.
Marken: Albiro, Wikland, Marsum, Solida
Mitglied der Fair Wear Foundation („Good“ Status)
Arbeitsbekleidung für alle Branchen, Schwerpunkt Corporate Fashion, PSA-Bekleidung und Gesundheitswesen
www.albiro.com

Die Image Wear AG ist vorwiegend im Bereich Corporate Fashion tätig. Banken, Versicherungen, Fluggesellschaften, Hotels usw. sind hier gut aufgehoben.
www.imagewear.ch

Die Fabic Wear AG ist ein inhabergeführtes Unternehmen, welches Workwear, HiVis- und PSA-Bekleidung sowie Sportswear herstellt.
Mitglied von amfori (BSCI)
www.fabricwear.ch

Die Spilag AG führt ein Standard-Sortiment an klassischer Berufsbekleidung für Gewerbe und Industrie an Lager. Durch die eigenen Verkaufsläden und die Wäscherei kann Spilag zusätzliche Dienstleistungen anbieten.
www.spilag.ch

Diese Liste werde ich gelegentlich erweitern und ergänzen. Gerne gebe ich Ihnen persönlich Auskunft.